Uw ATS en connectiviteit

Door Gastblogger op 25-01-2011 07:58.

Tijdens de zoektocht naar een nieuwe Applicant Tracking System (ATS) is het vrij eenvoudig om vooral naar het systeem zelf te kijken en vergeet te kijken naar de mogelijkheden om het ATS te koppelen met andere systemen. Graag wil ik de aandacht vestigen op dit aspect. Hoe gaat uw nieuwe ATS communiceren met andere systemen, zoals uw eigen website of systemen van derden, zoals vacaturedistributiesystemen als Knollenstein of InGoedeBanen en cv parsers zoals Textkernel?

Laten we beginnen om te kijken welke koppelingen u mogelijk zou willen maken. Wilt u data uit het ATS halen door bijvoorbeeld vacatures uit het ATS te publiceren op uw website of te distribueren naar jobboards? Of wilt u juist data welke u via uw website ontvangt (zoals sollicititaties) in uw ATS opslaan voor verdere verwerking? Natuurlijk kan het ook zijn dat u beide koppelingen wilt laten maken. Hoe dan ook, in beide gevallen dient er voor communicatie met het ATS gezorgd te worden.

Communicatie met uw ATS zal veelal verlopen via een webservice. Natuurlijk is het ook mogelijk om directe connecties tussen databases te leggen, maar wanneer er met systemen van derden gekoppeld wordt, staan de meeste bedrijven niet te popelen om derden toegang tot hun database te geven. Wanneer u met uw toekomstige ATS leverancier spreekt, vraag hen naar de mogelijkheden om het ATS te koppelen met systemen van derden. De volgende vragen zouden daarbij zeker ter sprake moeten komen:

Is het mogelijk om een webservice op te zetten dat met het ATS communiceert en wat zijn de kosten die worden berekend voor het opzetten en testen van een webservice? Mogelijk is een webservice reeds bij het standaard contract inbegrepen, maar het kan ook zijn dat er een aparte afspraak voor gemaakt moet worden.

  • Kan uw eigen developer direct contact opnemen met de technische mensen van de ATS leverancier? Deze vraag dient zeker gesteld te worden. Zo leert mijn ervaring dat er (tenminste) één leverancier is die technische vragen direct doorstuurt naar een forum en deze niet telefonisch wil beantwoorden. Er is niets vervelender tijdens de implementatie van traject dan te moeten wachten tot de andere partij antwoord geeft en een forum is bovendien niet echt een klantvriendelijke manier. Positiever is de ervaring die ik heb met een ander ATS waar wij de eigenaar/projectleider direct kunnen aanspreken. Desnoods gaat hij bij zijn developers zitten en samen lossen we telefonisch de problemen op waarbij er direct getest kon worden. Vraag ook of hier kosten aan verbonden zijn. Er zijn ATS’en die voor elke vraag die uw webdeveloper stelt u meteen een rekening stuurt voor support uren, anderen vinden dit onderdeel van de service.
  • Is er documentatie van voldoende kwaliteit beschikbaar en is die reeds voor het maken van een definitieve keuze beschikbaar voor uw eigen developer? De kwaliteit en snelheid waarmee een koppeling gebouwd kan worden, wordt positief beïnvloed wanneer de documentatie van goede kwaliteit is. Helaas schiet het schrijven van goede documentatie er regelmatig bij in. Zorg er ook voor dat tijdens de implementatie evenals bij latere wijzigingen de documentatie wordt bijgewerkt, zodat het voor iedereen inzichtelijk is hoe de webservice werkt. Vraag deze documentatie ook op en loop deze door. Niet dat u het technisch moet begrijpen, maar veel documentatie is zeer beperkt en heeft veel open velden of teksten als ‘niet vastgelegd’ of ‘onbekend’. Dat is dus gelijk aan het niet hebben van documentatie.
  • Indien een potentiële leverancier u de gelegenheid biedt om contact op te nemen met bestaande klanten is het de moeite waard een paar telefoontjes te plegen. Natuurlijk selecteert de leverancier alleen zijn tevreden klanten, dus het is de vraag hoeveel waarheidsgetrouwe informatie u hiermee krijgt.
  • Is er een goede testomgeving beschikbaar met voldoende dummydata om te kunnen testen? Dit klinkt als een open deurtje, maar helaas moesten wij tijdens een implementatietraject uitvinden dat een leverancier ons in staat stelde om maar driemaal per dag het ATS te bevragen. Daarna gaf de webservice geen antwoord meer. Vooral in de developmentfase levert dit onnodig veel vertraging op. Zodra je een aanpassing doet, wil je direct kunnen testen en verder ontwikkelen.

Natuurlijk klinken bovenstaande punten erg vanzelfsprekend, maar hoe meer u in het voortraject al nadenkt over bovenstaande punten, hoe groter de kans is op een succesvol implementatietraject.

Tevens wil ik graag even stilstaan bij de selectie van de webbouwer die aan uw kant het opzetten van een webservice voor zijn rekening gaat nemen. Het kan namelijk zijn dat u tegelijk met de keuze van een nieuw ATS ook besluit in zee te gaan met een nieuwe webbouwer. Vraag deze in een vroeg stadium naar de ervaring in het opzetten van webservices. Misschien heeft de partner die u op het oog heeft wel ervaring met bepaalde ATS’en. Het gaat daarbij niet alleen om de technische kennis van de developers in het opzetten van koppelingen tussen verschillende systemen, maar ook de ervaring van de projectleider in het plannen, aansturen en communiceren tussen alle partijen.

Heeft u uw keuzes gemaakt, maak dan ook heldere afspraken over wie de eindverantwoordelijke is tijdens het implementatietraject, over oplevermomenten en zorg dat je als opdrachtgever een vinger aan de pols houdt. Persoonlijk heb ik erg goede ervaringen met het organiseren van een kickoff meeting waarbij alle partijen aanschuiven en waarin het doel van de opdracht en de werkwijze worden besproken.

Als projectleider heb ik meerdere van deze trajecten mogen begeleiden. Natuurlijk verliepen deze niet trajecten niet altijd vlekkeloos. Zoals ik eerder aangaf heb ik positieve en negatieve ervaringen met leveranciers van ATS’en. Wat altijd bijgedragen heeft aan een succesvol traject was de snelle reactietijd van de leverancier van het ATS. Het beschikbaar zijn van developers van uw leverancier verkleind het risico op vertraging. Daarnaast was het beschikbaar hebben van een goede testomgeving ook een belangrijke succesfactor. Tenslotte speelt u als opdrachtgever ook een hele belangrijke rol. Uw eigen betrokkenheid is erg belangrijk in zowel de begin als eindfase van de opdracht. Zorg dat iedereen op één lijn ziten zorg dat de opdracht duidelijk is voordat het traject van start gaat. Controleer of het opgeleverde inderdaad werkt zoals u het voor ogen had. Alleen zo kunt u nare verrassingen voorkomen wanneer de koppeling in productie genomen wordt. Als opdrachtgever heeft u het recht om te verzoeken om een ketentest uit te laten voeren om daarmee te controleren of het
afgesprokene daadwerkelijk is opgeleverd.

Niet alle IT projecten verlopen vlekkeloos. Het blijft een creatief proces dat van tevoren moeilijk uitputtend valt te omschrijven of in te schatten. Door dit te accepteren, vooraf bij het bovenstaande stil te staan en tijdens de implementatie vooral te focussen op het oplossen van de problemen vergroot u de kans om van het traject een succes te maken.

Martin Bel is projectleider bij DMM Websolutions en heeft vanuit die positie de bouw van veel recruitmentsites begeleid en daarbij met menig ATS samengewerkt.

Over de Auteur

Gastblogger Iedereen die wel een keer zijn mening of gedachten kwijt wil in een blog op RecTec, maar niet regelmatig een artikel wil schrijven, kan zijn of haar gastblog insturen. Een artikel zal gecontroleerd worden op kwaliteit (wat niet wil zeggen dat eindredacteur de mening hoeft te delen). Indien het kwalitatief en qua schrijfstijl in orde is zal het geplaatst worden onder het gastblogger account. De naam en functie van de persoon zullen altijd vermeld worden in het blog, tenzij er zeer zwaarwegende redenen zijn waarom dit niet kan.


387 views | Reageer (15 reacties)
  • Pingback: Tweets die vermelden Uw ATS en connectiviteit | RecTec -- Topsy.com()

  • Gijs Bos

    Leuk en inhoudelijk goed artikel: daar mogen er meer van komen!
    Om het artikel nog bruikbaarder te maken zou het handig zijn als je een overzicht maakt van de genoemde koppelingen voor de grootste provider. Dan heeft iedereen het bij de hand.

    Gijs

  • @gijs: dank, misschien dat de auteur Martin het wel begrijpt, maar ik begrijp je vraag niet. Wat bedoel je met ‘de genoemde koppelingen voor de grootste provider’?

  • Martin

    Ik begrijp ook helaas niet helemaal wat je bedoelt Gijs, kun je me uitleggen wat je bedoelt met “genoemde koppelingen voor de grootste provider”

  • Gijs, ik begrijp niet helemaal wat je bedoelt 😉

  • Goed verhaal, Martin. Erg herkenbaar.

  • Jan Willem van der Weele

    Martin, prima artikel.
    Puntsgewijs:
    Het lijkt mij meer dan vanzelfsprekend dat er tegenwoordig goede communicatie plaatsvindt tussen klant en leverancier (sales – techniek – back office e.d.). Tenslotte heb je anders zo Joep van ’t Hek op je dak. Het inschieten van een ticket voor welke vraag dan ook, kan bv bij OTYS. Reacties (oplossing) krijg je meestal binnen 24 uur! De documentatie waarover jij rept, is bij OTYS ook online beschikbaar gelukkig. Omdat je niets alles elke dag gebruikt, altijd makkelijk…Het barst van de systemen, een discussie en waarschuwing als deze kan iedereen op de juiste weg helpen in dit oerwoud. Een gewaarschuwd mens telt voor 2!

  • Beste Jan Willem, Martin is voorstander van het even kunnen bellen. Daar haal je je snelheidswinst mee. Als je meteen antwoord krijgt, kun je ook meteen weer verder, in plaats dat je 24 uur moet wachten. Dat kan al snel een aantal dagen schelen op zo’n ontwikkeltraject. Is dat ook mogelijk?

  • @Jan Willem: een mooi verhaal. Een ticket inschieten is natuurlijk niet zo klantvriendelijk als een helpdesk kunnen bellen en een antwoord op je vraag krijgen. Een oplossing binnen 24 uur vind ik persoonlijk best lang als je aan het ontwikkelen bent.

    Wat je daarnaast weg laat is dat Otys als systeem net iets minder lief samenwerkt met veel CMS’en dan enkele andere systemen, tenminste, dat hoor ik van verschillende bouwers. Dit omdat ze zelf de illusie hebben ook een CMS te zijn. Nu ben ik geen techneut, ik herhaal enkel geluiden die ik uit de markt hoor.

  • Niemeijer

    Naast in goede banen en textkerel is er ook broadbean die tegen een lagere prijs een beter product op de markt brengen waar bovendien ook nog extra functionaliteiten aan toe te voegen zijn!

  • @niemeijer: ik denk dat je bedoeld Ingoedebanen en knollenstein, want dat zijn de concurrenten van Broadbean (als oud beanie ben ik niet objectief, maar het is idd een uitstekend product)

  • Laura Zijlstra

    Goed artikel! Duidelijke uiteenzetting en praktische tips. Even een reactie omdat er in onderstaande berichten hier en daar onze naam wordt genoemd.

    Je refereert aan koppelingen tussen website en ATS. De traditionele ATS blijft inderdaad weg van websites en dan heb je als projectleider/gebruiker te maken met de mogelijke struikelblokken waar Martin het over heeft: je hebt te maken met meerdere partijen met het risico van kastje-muur, en daarbij de mogelijkheden tot communicatieproblemen over wat er wel en niet mogelijk is.

    OTYS, hieronder genoemd, is geen traditioneel ATS en werkt niet met webservices. Dus met betrekking tot bovenstaande stellingen zijn wij eigenlijk ‘vreemde eend in de bijt’. Wij bouwen de site erbij. Dat doen wij bewust om bovenstaande issues te voorkomen en omdat het vele voordelen biedt aan de gebruiker. In plaats van zo’n koppeling werkt OTYS met een naadloze integratie. Dit is een wezenlijk verschil met een koppeling: bij deze laatste loopt je namelijk vaak tegen beperkingen aan zodra er meer eisen gesteld worden aan de interactiviteit van de wervingswebsite. Er zijn bij een koppeling veelal limieten aan de grafische mogelijkheden (de website en look-and-feel van de gekoppelde onderdelen moeten los op elkaar afgestemd worden) en bij nieuwe ontwikkelingen (nieuwe modules, portals etc) zijn er vaak meerkosten om dit te implementeren. De webbouwer dient dan ingeschakeld te worden om de codes nieuw in te bouwen en opnieuw te stijlen. Dit zorgt voor extra kosten. Dit is niet het geval bij een integratie van site en applicatie zoals OTYS dit heeft. In de praktijk wil dit zeggen dat de site met één vinkje te voorzien is van een publicatie van een vacature, een event, een nieuwe searchcriteria, wijziging van de teksten, een kandidaatprofiel, etcetera. Sommige webservices koppelingen zijn ook niet realtime. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat informatie (vacatures bijv) slechts één keer per dag naar de site doorgezet wordt. Een naadloze integratie is dit niet het geval, zodra je een vacature publiceert staat deze op je site (andersom vooral ook belangrijk als je hem wilt intrekken!). En voor de gebruiker is het voordeel van ATS die tevens de site bouwt: als je een vraag hebt krijg je meteen het antwoord dat voor zowel je backoffice als je website geldt. Geen communicatiestoringen tussen twee partijen dus.

    OTYS heeft het CMS voor de website inderdaad inbegrepen in de suite. Het eigen CMS maakt het mogelijk om als gebruiker zelf modules aan en uit te zetten en te tonen op de website. Om te begrijpen waarom wij dit zo leveren: de website staat ook in verbinding met andere functionaliteiten. Bijvoorbeeld een beschikbaarheidsmailing aan kandidaten. Of een nieuwsbrief met interessante vacatures. Deze zijn direct gekoppeld aan de website waar je als kandidaat door kan klikken en dus meteen in je eigen omgeving terecht komt en bijvoorbeeld je profiel kan wijzigen of met één klik kan solliciteren. Daarbij is ons CMS ontwikkeld met vacatures in gedachte; het publiceren van vacatures gebeurt direct op SEO-vriendelijke wijze. Niet met bijvoorbeeld de naam van de ATS in de titel zoals je soms wel ziet met koppelingen. Als laatste geeft zo’n naadloze integratie met website en suite de mogelijkheid om te meten waar de bezoeker vandaan is gekomen totaan de daadwerkelijke plaatsing of aanname omdat dit in hetzelfde systeem vastgelegd wordt. Bij de optie webservice – ATS ben je die gegevens kwijt.

    Dus in het licht van ATS en connectiviteit: de punten die Martin Bel aanhaalt zijn zeker belangrijk maar alleen als je kiest voor twee aparte partijen: Webbouwer + ATS in plaats van in één. Die mogelijkheid bestaat dus ook.

  • Laura Zijlstra

    Eens, Bas. Supporttickets kan je 24/7 inschieten, bellen met de helpdesk kan ook (kantooruren). Overigens geldt dit bij onze trajecten alleen na afronding van de implementatie: terwijl de site ontwikkeld wordt en het systeem ingericht wordt, is er een webdevelopment specialist en een consultant die het traject begeleiden en waarmee rechtstreeks gebeld kan worden.

  • Koen van den Outenaar

    Connectiviteit is meer dan je ATS koppelen aan een website… En dat is volgens mij ook waar het in dit artikel om gaat.

  • De OTYS-oplossing lijkt me een mooi systeem voor starters die afwillen van hun houtje-touwtje-word-excel-oplossing en de eerste automatiseringsstappen willen maken. Heel veel is uitbedacht, je kunt meteen aan de slag. Korte lijnen, je hoeft niet met verschillende partijen te communiceren en het systeem is proven en tested. Prima voor je eerste professionaliseringsslag.

    Probleem is alleen dat zo’n voorbedachte, voorgekauwde oplossing in de uitwerking altijd zijn beperkingen heeft. Er zijn gebaande paden uitgetekend waarbinnen je heel snel je weg kunt vinden. Wil je echter iets waar geen rekening mee is gehouden, zit je vaak al snel met een groot probleem. Dan is het maar hopen dat de ontwikkelpartij jouw gewenste innovaties op korte termijn op de agenda heeft staan. Tickets inschieten is dan mooi, maar een ticket is nog geen oplossing. Bij mijn vorige werkgever liep ik bij een leverancier tegen ditzelfde probleem aan en op driekwart van de tickets kregen we daar als antwoord terug “het spijt ons, maar wat u wilt staat pas voor volgend jaar op de planning”. Nou ken ik OTYS niet heel goed maar ik heb bijvoorbeeld begrepen dat tot voor kort geen videos te embedden waren in OTYS websites, terwijl YouTube toch al een jaar of 4 gemeengoed is.

    Partijen die al wat professioneler bezig zijn, zouden niet in zo’n vendor-lock-in moeten willen stappen. Wat Martin zegt, hanteer een ATS met goede koppelingsmogelijkheden, goede documentatie en je kunt alle kanten op die je wil.

    Nieuwe functionaliteiten op je website? Als de technische mogelijkheden van je ATS op orde zijn word je alleen nog maar geremd door de technische mogelijkheden van je ontwikkelaars. Neem bijvoorbeeld de geolocation in HTML5: http://html5demos.com/geo – Een ingebouwde functionaliteit waarmee in nieuwe browsers de geografische positie van de gebruiker doodeenvoudig kan worden bepaald wanneer die daar met 1 klik toestemming voor geeft. Voor de recruitmentmarkt bijna too good to be true. Als je een ATS met geografische data hebt, kun je daarmee naar je developers stappen en vragen of ze op de homepage of landingpage direct vacatures uit de eigen regio willen tonen.

    Vacatures op een Google Maps-landkaart? Jongens, hier is de documentatie van mijn ATS, bouw het maar. Je vacatures mobiel ontsluiten via Layar? Geen probleem, geef de ATS-specificaties aan een ontwikkelpartij en een maand later staat het. Staat UPC op de stoep met een location-based vacaturedeal voor bankhangende digitale televisiekijkers? Ici les specs, succes ermee! Komt er een opvolger voor Second Life die wél aanslaat? Dan wil je direct aanwezig zijn op de virtuele vacaturebeurzen en niet pas na een jaar.

    De ontwikkelingen gaan zo razendsnel dat je als professionele werving/selectie-partij voor je volledige development niet afhankelijk wilt van 1 partij. Je wilt een systeem waarbij je key content (vacatures, kandidaten) en de hele backoffice uitstekend is geregeld, en waarop je aan de voorkant gewoon ontwikkelaars los kunt laten. Wil je dan een andere website, dan laat je een andere website bouwen. Niet tevreden over je CMS? Kies je een ander CMS. De markt is zó moordend dat die flexibiliteit essentieel is voor gevorderde partijen. Je het je niet veroorloven om vaak achter de feiten aan moeten te lopen doordat je gebonden bent aan een prefab-pakket.


vandehaterd @ Twitter

Outdoor Recruitment

Wat voor personeel mik je op met zo'n poster op de deur?Wethouder van Verkeer & Vervoer Jeannette Baljeu doopt onderzeeboot RETOnderzeeboot RET rijdt door de straten - wereld haven dagen 1 - maximumMis de boot niet - onderzeeboot RET - maximumKapitein van deze lijn - onderzeeboot RET - wereld havendagen - maximum73764129Werving 1#or manpower ad. Crisis is over#or avans 2#or op anavs 1De ideale (bij)baanlandmacht_tram_08

Categoriën