Eerder schreef ik al over de nieuwe recruitmentsite van Continu waar ik bij betrokken ben geweest. Het proces zoals dit gelopen is heeft veel invloed gehad op de uiteindelijke uitkomst.

Ik denk dat het verstandig is om de spelers en het speelveld even duidelijk te schetsen, zodat begrijpelijk is wat de taken waren en hoe de communicatie verliep. Ook dit heeft veel invloed gehad op de totstandkoming van de site.

Functioneel ontwerp

Na de eerder genoemde brainstorm is besloten dat ik het functioneel ontwerp mocht maken. Dit heeft geresulteerd in een document waarop ongeveer 60 pagina’s die de site zou moeten bevatten waren uitgewerkt in blokken. Tevens is er bij veel van de items uiteraard een beschrijving gemaakt van wat dit item inhield. Als in het FO stond: sorteren op relevantie (bijvoorbeeld na het doen van een zoekopdracht) moest uiteraard beschreven worden hoe relevantie gedefinieerd werd.

Een onderdeel als ‘gerelateerde vacatures’ is ook tot in detail uitgeschreven hoe dit moest functioneren, welke elementen er aan zouden zitten, hoe we b.v. vervallen vacatures niet meer zouden tonen, etc.

Interessant in dit proces was de samenwerking met andere partijen, zoals het grafische bureau, de SEO specialist en de webbouwer. De termen functioneel ontwerp, interactie ontwerp en grafisch ontwerp brengen bijvoorbeeld veel onduidelijkheid met zich mee. Zo vond het oorspronkelijke grafische bureau dat mijn functioneel ontwerp niet uitgebreid genoeg was, want er stond niet beschreven of iets rond of rechte hoeken moest hebben en hoe de buttons eruit moesten zien. Iets dat ik typisch grafisch ontwerp vond. Ik ben geen graficus, ik kan aangeven dat er een knop moet komen, welke kleur en vorm is niet mijn sterkste kant. Vanwege uiteenlopende redenen is heel vroeg in het proces besloten om een ander grafisch bureau de uitwerking te laten doen, waar deze issues niet speelde. Dit bureau is echter iets minder ‘online geörienteerd’ waardoor enkele interactie ontwerpen minder soepel verliepen. Hoe geef je b.v. een foutmelding terug bij bepaalde formulieren. Voor mij iets grafisch, voor het grafisch bureau iets functioneels, voor de webbouwer maakte dat niet uit, die wilde het gewoon weten…

Uiteindelijk is dit allemaal uiteraard goed gekomen, met name doordat we de ontwikkeling via scrum deden en ook in vertrouwen met alle partijen samenwerkte.

Een ander interessant element aan het functioneel ontwerp was de rol van de SEO specialist hierin. Deze was niet enkel technisch adviseur naar de webbouwer hoe bepaalde zaken moesten functioneren, maar heeft ook zijn invloed gehad op het FO. Zo zijn er in de site bepaalde aspecten toegevoegd met oog op SEO en betere interne linkstructuren. Omdat in de uitgangspunten al stond dat SEO extreem belangrijk was voor deze site was de SEO partij dus vanaf de meet af aan betrokken bij het project, waardoor niet achter ‘wat geoptimaliseerd’ moest worden, maar vanaf moment één gekeken is naar de SEO impact.

Scrum

Zoals al aangegeven is de gebruikte methodiek in dit project die van Scrum. Dit is een IT ontwikkel methode waar korte sprints plaatsvinden, die van uur tot uur worden vastgesteld. In andere woorden: er is 8 uur begroot voor deel A, 7 uur voor deel B en 12 uur voor deel C, als persoon X in één week 27 uur aan dit project kan werken kan hij dus A, B en C doen en is het af in die week. De sprints duurde doorgaans 3 weken, waarbij bij de indeling van de onderdelen natuurlijk rekening moest worden gehouden met de mogelijke volgorde. Immers kan je b.v. geen zoekfunctionaliteit door vacatures heen maken als de vacatures nog niet in de database zitten die de site voedt, om maar een dwarsstraat te noemen.

Na elke scrum kreeg de opdrachtgever de plicht tot testen. Immers, die functionaliteiten die af waren, waren ook echt af en moesten werken. Het voordeel was dat je steeds delen van de site heel specifiek kon testen en daarmee niet in één keer alles voor de kiezen kreeg. Elk losse onderdeel is derhalve getest waardoor het in theorie zou moeten werken. In theorie, want zoals met IT en website heeft een verandering aan de ene kant van de applicatie soms onverwachte gevolgen elders.

Interessant aan deze methodiek was dat de webbouwer ook de eis stelde dat er een dedicated projectleider was met beslissingsbevoegdheid, die elke 3 weken naar Groningen kwam. Aangezien Continu daar intern geen tijd voor had heb ik die rol ook vervuld. Iets wat prettig was omdat ik ook wist wat bedoeld werd met de zaken in het Functioneel Ontwerp.

Een interessante bijkomstigheid hiervan was dat er geen poldermodel ontstond. Tijdens een scrum meeting moesten besluiten genomen worden, anders lag het project stil en de deadline was extreem strak (praktisch onhaalbaar was vooraf al vastgesteld). Daarom is de site ook in twee fasen live gegaan, maar daarover later meer. Er werd dus niet gepolderd en de uitgangspunten bij elk besluit waren: kandidaat centraal en geoptimaliseerd voor SEO.

Kill your darlings

Heel bijzonder aan deze manier van werken is ook de directe feedback die je hebt als projectleider. In veel gevallen bleken zaken die vooraf bedacht waren en vastgelegd in het functioneel ontwerp niet te kunnen. Niet dat het technisch niet kon, maar er waren eenvoudigweg teveel uitzonderingen waar je geen rekening mee gehouden had. Nu was het functioneel ontwerp, al zeg ik het zelf, behoorlijk doordacht, maar toch kom je in bepaalde situaties zaken tegen waar niemand bij stil had gestaan.

Een voorbeeld hiervan is de bevestigings e-mail na sollicitatie. Bij Continu is het mogelijk met één sollicitatie op meerdere vacatures te solliciteren (waarover in een latere posting meer). Continu stuurt de functie mee, in eerste instantie als PDF. Hoe geef je de PDF dan een naam? Immers, er staan wel 10 vacatures calculator op de site. Hoe kan een kandidaat dan weten welke PDF bij welke functie hoort als hij op gesprek gaat? Hoewel tegen het oorspronkelijke plan (en mijn zin) in, is besloten per functie één bevestigingsmail te sturen. Het was een keuze tussen meerdere mails, of mails die inhoudelijk onduidelijk waren. De minste van de ‘two evils’ in mijn optiek is gekozen.

Je kan niet alles vooraf bepalen, hoe goed je er ook over nadenkt. Dan is het vaak ook van belang om af te stappen van zaken die je zeer belangrijk vindt. Ik heb nog nooit zo vaak in één project moeten toegeven dat ik er naast zat en dat de senior developer weer gelijk had wat betreft haalbaarheid en functionaliteit. Er zijn eenvoudigweg teveel uitzonderingen om overal rekening mee te houden, waardoor het werken volgens de scrum methode erg prettig is omdat je in de scrum meetings dus alle uitzonderingen in een overzichtelijke manier kan bespreken en keuzes in kan maken.

Conclusie

Er zijn een aantal zaken die zeker anders zijn dan in het oorspronkelijke functioneel ontwerp. Hoewel scrum eigenlijk niet uitgaat van een FO is het wel verstandig om alle elementen die je in de site wil hebben vooraf op te stellen en over na te denken hoe het zou moeten functioneren. Belangrijk is ook dat de partners (functioneel, grafisch, interactie, seo, bouw) allemaal goed samen kunnen werken en bereid zijn hun meest ideale werkwijze aan te passen aan de andere partijen.

Over de Auteur

Bas van de Haterd Bas van de Haterd is professioneel bemoeial. Hij helpt organisaties met het begrijpen van social media en de gedragsveranderingen die dit met zich meebrengt op het gebied van de arbeidsmarkt. Organisaties huren hem in voor het verzorgen van inspirerende lezingen over de toekomst van de arbeidsmarkt, trainingen over het gebruik van social media voor recruitment of het opzetten van een recruitmentsite. Hij is tevens co-auteur van Personal Brand.nl en auteur van Werken Nieuwe Stijl. Hij is te bereiken op bas@vandehaterd.nl


195 views | Reageer (1 reacties)

vandehaterd @ Twitter

Outdoor Recruitment

Wat voor personeel mik je op met zo'n poster op de deur?Wethouder van Verkeer & Vervoer Jeannette Baljeu doopt onderzeeboot RETOnderzeeboot RET rijdt door de straten - wereld haven dagen 1 - maximumMis de boot niet - onderzeeboot RET - maximumKapitein van deze lijn - onderzeeboot RET - wereld havendagen - maximum73764129Werving 1#or manpower ad. Crisis is over#or avans 2#or op anavs 1De ideale (bij)baanlandmacht_tram_08

Categoriën