Zoals dinsdag beloofd een ander voorbeeld van een Nederland bedrijf dat verder is gegaan met hun inzet van social media dan ik op dit moment voor mogelijk had gehouden. Ik ben niet snel onder de indruk van wat organisaties doen met social media, maar dit bedrijf heeft zijn hele proces aangepast en organisatie structuur klaar gemaakt om hier optimaal gebruik van te maken. Interessant is overigens dat ik ze sprak vanuit het feit dat ze nu de volgende stap willen maken, maar aangezien bijna alle andere bedrijven in Nederland er nog van kunnen leren denk ik dat het interessant is te omschrijven wat ze nu doen.

Het gaat hier om een middelgroot IT bedrijf met enkele honderden werknemers, wereldwijd actief met zijn roots in Nederland.

Geen office

Deze organisatie heeft Office en Outlook afgeschaft. Men gebruikt nog wel Google Apps, met name ook gmail, maar e-mail verkeer is beperkt tot ‘morgen tennissen’ zoals mijn relatie het omschreef.

Het versturen van attachments is letterlijk verboden binnen het bedrijf. Een document behoort in de community te staan en nergens anders. Als het document op iemand zijn eigen schijf staat bestaat het niet. Alle documenten worden derhalve dan ook als een wiki geplaatst en iedereen kan er aan werken.

Klanten en partners hebben ook toegang tot de community, elk uiteraard tot bepaalde delen en met bepaalde rechten. Dit heeft onder andere tot gevolg dat de hele training van klanten is afgeschaft omdat de instructie videos en wiki’s alle informatie bevatten. De time to launch van een klant is met 80% teruggebracht.

Documenten worden dus opgesteld in de community of in the cloud. Dit kunnen geschreven documenten zijn, video’s, spreadsheets of presentaties. Uiteraard allemaal enkel toegankelijk voor de mensen die er toegang toe behoren te hebben.

Vertrek van medewerkers

Naast het feit dat mail verkeer is geminimaliseerd zijn ook de kosten bij vertrekkende medewerkers hierdoor heel sterk teruggedrongen. Vroeger, en bij veel bedrijven nu nog steeds, is ‘format C’ en ‘delete mail’ nog steeds de standaard actie bij het vertrek van een werknemer. Hoewel veel organisaties de mailboxen vaak nog wel in leven houden kijkt in de praktijk bijna niemand hier naar. Het is hoe dan ook heel erg persoonlijk ingericht en er is weinig in terug te vinden. De kosten van een vertrekkende werknemer zijn daardoor vaak hoog. Bij Cap Gemini bijvoorbeeld vernam ik recent op een bijeenkomst is dit gemiddeld 50.000 euro.

Wanneer het intellectueel kapitaal echter niet meer vernietigd wordt bij vertrek dalen deze kosten sterk. Natuurlijk is het verlies van een werknemer nog steeds kostbaar (cost to hire, vertrek van persoonlijke netwerk, etc), maar een stuk minder als veel informatie beschikbaar blijft. Zoals deze partij ook aangaf, recent zijn er 20 man over gegaan naar een partner. Er is geen discussie geweest over het intellectuele kapitaal van deze groep developers, want dat stond op het intranet en kan daar natuurlijk niet van af. Daar hebben immers allerlei partijen toegang toe.

Alles web 2.0

Dit IT bedrijf was bijzonder ver gegaan in hun inzet van web 2.0 tools. Tekstverwerking was vervangen door wiki’s en ook spreadsheets waren allemaal online te vinden. De communicatie in projectgroepen ging vaak via Yammer en ook waren Skype (zowel tekst chat als voice chat) veel gebruikte tools. E-mail was praktisch afgeschaft en office helemaal. De organisatie structuur was hierop ook aangepast omdat de organisatie ook werkte als een community. De afdelingen waren veel gemengder, waarbij sales en development samen verantwoordelijk waren voor het eindproduct en de developer zelf verantwoordelijk was voor de adoptie bij de klant. Dit hield o.a. in dat de developers dus de instructie films maakte en verantwoordelijk waren voor het uitleggen  en vragen beantwoorden rondom hun ontwikkelde tools, uiteraard in samenspraak met de andere mensen in de organisatie.

Hoewel het lastig is het in een artikel exact uit te leggen hoe het werkte en wat er gebeurde moet ik zeggen dat ik bijzonder onder de indruk was van wat er bij dit bedrijf gebeurde. Dat gebeurt niet vaak, maar dit was voor mij het summum van een organisatie die erg goed gebruik maakt van social media om meerwaarde te creëren voor zowel medewerkers als partners als klanten.

Stem of voeg toe aan: