Afgelopen vrijdag schreef collega blogger Eelco over interne social media en hun ervaringen bij PeopleXS. Hoewel dit onderwerp vaker aan bod is gekomen blijft het voor velen interessant en daarmee een vervolg waardig.

In de research voor werken nieuwe stijl ben ik ook al enkele voorbeelden tegen gekomen over intern social media gebruik en recent kwam ik misschien wel één van de meest ultieme voorbeelden tegen in Nederland.

In beide gevallen heb ik helaas geen toestemming gekregen om de namen te noemen. Beide partijen waren minder vooruitstrevend met hun corporate communications en externe social media policies helaas.

Mail vervangen door blogs

Een Franse bank heeft 80% van alle interne mail weten te vervangen door blogs. Deze bank heeft het intranet ingericht als een intern social media netwerk, vergelijkbaar met een soort interne Linkedin.

Tevens heeft men goed gekeken naar de manier van communiceren en de ideale tool ervan. Zoals ook Eelco schrijft in zijn blog worden de meeste mensen gek van alle CC mail. De eenvoudige oplossing is dan: geheel verbieden!

Deze bank heeft gesteld dat e-mail bedoeld is voor persoonlijk contact (wat ik geheel onderschrijf). Dat wil dus zeggen dat elke mail die naar meer dan 3 mensen zou moeten gaan en niet strikt vertrouwelijk is (waarbij is aangegeven dat je je collega’s moet kunnen vertrouwen) als een blog gepost wordt. Het betreft een bank, dus in theorie zou heel veel informatie ‘vertrouwelijk’ zijn, men doet ook veel in fusies en overnames. Toch is gesteld dat het interne sociale netwerk ook als vertrouwelijk gezien moet kunnen worden en dus mogen deze zaken ook gewoon daar gepost worden.

Per blog (bericht) kan men vervolgens notificaties versturen. Die komen dan als een alert in de communicatie cockpit terecht van die persoon. Alle mensen die normaal in de CC staan krijgen NIET zo’n alert (dan wordt je weer helemaal gek), maar die hebben een haal plicht. Dat wil zeggen dat je op bepaalde termen alerts kan instellen, bijvoorbeeld op je klantnaam of bepaalde branches. Als er een nieuw bericht is op het netwerk krijg je daar een alert van. Belangrijk is natuurlijk wel dat men goed van dit systeem gebruik maakt, berichten de juiste ‘tags’ meegeeft en klantnamen correct spelt.

Deze manier van werken heeft een aantal grote voordelen.

  1. Niemand voelt zich meer gepasseerd omdat hij / zij niet in de CC stond. Een groot probleem is dat er soms wel eens mensen vergeten worden, vaak per ongeluk, dat leidt tot allerlei vervelende zaken. Nu heeft men een haalplicht, dus geen gezeur meer.
  2. De discussie is chronologisch, via de reacties op de blogs. Het probleem van mails die elkaar kruisen en bakken met mail die niet meer te begrijpen is, meerdere dezelfde reacties op een opmerking is verleden tijd. Immers is een blog met reacties veel beter geschikt voor discussies dan e-mail. De interface is gewoon beter.
  3. Er verdwijnt geen informatie meer in mailboxen. Momenteel is bij het vertrek van een medewerker vaak de kennis van die persoon, maar ook relaties, verdwenen. De e-mail box gaat vaak leeg en klaar. Nu is deze informatie gewoon op het intranet terug te vinden.
  4. Inwerken en onboarding is veel makkelijker. Nieuwe werknemers kunnen makkelijk zoeken op alles dat geschreven is over bepaalde klanten waar ze verantwoordelijk voor worden, bepaalde branches waar ze mee komen te werken, etc.

Hoewel dit slechts één voorbeeld is van wat deze Franse bank deed vond ik het resultaat wel bijzonder positief. Een daling van intern mail verkeer met 80% bracht ze veel efficiency.

In de volgende post zal ik een ander voorbeeld geven van een Nederlands bedrijf dat verder is gegaan dan zelfs ik voor mogelijk had gehouden.

Over de Auteur

Bas van de Haterd Bas van de Haterd is professioneel bemoeial. Hij helpt organisaties met het begrijpen van social media en de gedragsveranderingen die dit met zich meebrengt op het gebied van de arbeidsmarkt. Organisaties huren hem in voor het verzorgen van inspirerende lezingen over de toekomst van de arbeidsmarkt, trainingen over het gebruik van social media voor recruitment of het opzetten van een recruitmentsite. Hij is tevens co-auteur van Personal Brand.nl en auteur van Werken Nieuwe Stijl. Hij is te bereiken op bas@vandehaterd.nl


1.011 views | Reageer (7 reacties)

vandehaterd @ Twitter

Outdoor Recruitment

Wat voor personeel mik je op met zo'n poster op de deur?Wethouder van Verkeer & Vervoer Jeannette Baljeu doopt onderzeeboot RETOnderzeeboot RET rijdt door de straten - wereld haven dagen 1 - maximumMis de boot niet - onderzeeboot RET - maximumKapitein van deze lijn - onderzeeboot RET - wereld havendagen - maximum73764129Werving 1#or manpower ad. Crisis is over#or avans 2#or op anavs 1De ideale (bij)baanlandmacht_tram_08

Categoriën