Steeds vaker hoor en lees ik berichten over bedrijven die policies maken omtrent het gebruik van social media. Ook in verschillende linkedin groepen zie ik regelematig de vraag verschijnen of er een beleid op gevoerd moet worden of niet. Zo zijn er zelfs bedrijven die het gebruik van applicaties als facebook en twitter zelfs verbieden op de werkvloer. Misschien is het voor sommige groepen ook echt wel nodig om het af te schermen om mensen nog aan het werk te krijgen of houden, echter bij andere kan ik me voorstellen dat het juist waarde kan toevoegen en de efficiency verhogen. Helaas horen of lezen we over het intern gebruiken van Social Media op de werkvloer om de effectiviteit te verhogen nog niet heel erg veel.

Hier en daar verschijnen wat cases terwijl er in Corporate America en Azië al geruime tijd gebruik wordt gemaakt van interne Social Media.

Email vs. Social

Inmiddels word ik zelf ook aardig ziek van de mailstroom en CC’s die elke dag ontstaat en ben de strijd aangegaan om hier reductie in aan te brengen. Hoe meer mails je verstuurt hoe meer je er terug krijgt om te lezen. Zo effectief als email eerst leek te zijn, zorgt het bij veel mensen voor aardig wat stress vandaag de dag. Juist een middel als Social Media kan hier zoveel in betekenen. Facebook en Twitter communiceren daarmee goed en sneller met de buitenwereld en ik kan me voorstellen dat veel bedrijven dat uiteraard te ver vinden gaan als het gaat om interne communicatie en vertrouwelijke stukken.

Tegenwoordig is het goed mogelijk om een intern social kanaal op te stellen. Zo zijn er producten als Yammer, CubeTree, NewsGator, GoogleWave, GoogleBuzz, SnapComms, en Groupsite.com of ongetwijfeld nog vele andere. Niet allemaal met dezelfde functionaliteiten maar wel nuttig om info te kunnen delen binnen de organisatie. Functionaliteiten variëren van klein tot groot en betreffen bijvoorbeeld:

  • file sharing
  • micro-blogging
  • wikis om kennis op vast te leggen
  • blogs om projecten te stroomlijnen
  • ratings, comments en tagging om intranet content te beoordelen
  • interne communities
  • werknemersprofielen
  • werknemers home page
  • ideeënbeheer
  • video posting mogelijkheden
  • social search

Voordelen Interne Social Media

De voordelen van interne Social Media zijn niet voor iedereen even duidelijk. Maar ze lijken vooral te liggen op het gebied van efficiency, weten wat er gebeurt binnen het bedrijf, coherentie tussen teams en snelle toegang tot relevante informatie. Dat laatste is misschien wel van grootste waarde.

Het internet en daarmee ook interne bedrijfsnetwerken hebben inmiddels een ongelooflijke hoeveelheid ongestructureerde data opgeslagen. Deze data moet worden toegewezen aan de juiste persoon die er op dat moment naar op zoek is. Door deze op het juiste moment te kunnen vinden en presenteren wordt ze relevant en krijgt ze haar waarde toegemeten.

Groupsite.com is bijvoorbeeld een geweldige tool om teams op de hoogte te houden of projecten eenduidig te kunnen administreren. Groupsite stelt je in staat om Blogs te posten en documenten te delen. Een event kalender bij te houden of foto’s te plaatsen. Laatste versies kunnen altijd met de groep gedeeld worden.

Google stelt je ook in staat dit te doen met GoogleApps, of GoogleDocs en gaan hierbij zelfs nog een stap verder. Hierbij kan je zelfs tegelijkertijd in hetzelfde document werken om ervoor te zorgen dat er geen dubbele versies ontstaan. Tijdens het werken kan direct ge-chat worden in een speciaal chat window in het document. Helaas is de conversie van MS Word-bestanden naar GoogleDoc of andersom nog niet altijd even goed.

Yammer geeft je de gelegenheid om korte berichtjes te posten zoals op Twitter. Discussion-threads worden bijgehouden en aan de hand zijnde topics kunnen online worden besproken. Het voordeel hiervan is dat cross-boarder teams of project teams gewoon met elkaar in gesprek kunnen blijven en weten wat er speelt in de organisatie. Teams waar de deelnemers veel op de weg zitten kunnen zo goed op de hoogte blijven van de huidige werkzaamheden binnen de onderneming. Helemaal wanneer de mobile varianten voor dergelijke tools in gebruik worden genomen.

Transparantie in Sub-Communities

Naast micro-blogging heeft Yammer ook de mogelijkheid om specifieke groepen aan te maken waarin specifieke informatie transparant gedeeld kan worden. Mensen worden uitgenodigd om erover te discussiëren. Er zijn zelfs bedrijven die email verkeer afschaffen en volledig via dergelijk tools communiceren. Info is dan voor alle relevante betrokkenen beschikbaar en kan gezocht worden met de geïntegreerde search tool.

Naast interne groepen kunnen er ook externe communities gestart worden waar klanten, leveranciers, of gebruikers in kunnen deelnemen. Ook daar worden de lijnen korter gemaakt en de informatie transparanter gepresenteerd met als doel de beschikbare data relevant te maken voor de eindgebruiker.

Door werknemers meer te betrekken in de (online) discussie en dat beschikbaar te stellen wordt het makkelijker om besluitvorming door te voeren en de input van de ‘werkvloer’ mee te nemen. Naast bovenstaande kunnen doelen binnen de organisatie beter afgestemd worden en duidelijk op 1 lijn worden gehouden.

Belangrijk blijft wel om van te voren nauwkeurig te bepalen wat voor functionaliteit je nodig hebt binnen de organisatie en welke tool je daarvoor het best kan gebruiken. Ook hier geld weer gebruik je gezonde verstand en kies de tool die bij je past. Kiest niet vanwege de tool of hype omtrent die tool.

Recruitment & Onboarding

De toepassing zie ik niet direct een belangrijk onderdeel van Recruitment worden. Eerder zal deze z’n effect hebben op Onboarding als verlengde schakel van Recruitment. Dit wordt een stuk eenvoudiger gemaakt doordat nieuw personeel zich snel kan inlezen op bestaande discussies en informatie op onderwerp kunnen zoeken en nalezen. Profielpagina’s van collega’s zijn direct toegankelijk en kunnen worden ingezien. Een goeie eerste kennismaking en indruk van je nieuwe collega’s.

Het raakvlak met Recruitment ligt meer in het intern kunnen uitzetten van een vacature post waar mensen op kunnen reageren of kunnen doorplaatsen in hun eigen Social Media netwerk op externe platformen zoals Facebook, Linkedin of Twitter. Dit is wat plat gedacht aangezien een goeie recruiter daar meer mee wil. Hij zal willen weten waar de referrals die er uit gegenereerd worden vandaan komen en zal de hoeveelheid willen meten. Daar is dus meer voor nodig dan simpelweg door posten.

Wel zie ik mogelijkheden voor de retention of het behouden van personeel. Omdat medewerkers beter weten wat er omgaat in de organisatie is men meer betrokken bij de processen en voelt zich onderdeel van de cultuur. Betrokkenheid leidt tot meer vertrouwen en schept verantwoordelijkheidsgevoel en loyaliteit aan het bedrijf.

PeopleXS als voorbeeld

Bij PeopleXS maken we gebruik van Yammer wat de cohesie van de verschillende teams enorm heeft verhoogd. Zeker met de kleinere kantoren in het buitenland is het goed om collega’s te ondersteunen met zaken die vanuit het hoofdkantoor allang zijn uitgedacht. Natuurlijk zijn er altijd mensen die er een beetje in achterblijven, maar in feite wordt alles gedeeld.

Er zijn geen directe regels ingesteld. Zo zien we ‘Yammers’ over projecten, markt opportunities, gesloten deals en product ideeën, maar ook of iemand vandaag thuis werkt bij een klant bezig is of een tekst van een collega die net iets grappigs heeft gezegd. Het draagt bij aan het open karakter en de cultuur van de organisatie en de snelheid waarmee collega’s elkaar van dienst kunnen zijn met kennis van zaken omtrent een bepaald onderwerp. Zo werd er onlangs een opmerking gepost als reactie van iemand die normaalgesproken helemaal niet betrokken is bij het process. De opmerking gaf een ander licht op de zaak en leidde uiteindelijk tot een slimmere oplossing.

Conclusies

Samenvattend kan gesteld worden dat je met interne Social Media:

  • medewerkers ondersteund door beschikbaarheid van informatie;
  • communicatie lijnen en snelheid verbetert;
  • ook een hoop social talk gegenereerd kan worden wat zorgt voor ‘clutter’;
  • ook niet relevante data opgeslagen gaat worden;
  • er een kans is op afleiding wanneer mensen niet gedisciplineerd en projectgericht werken en geëvalueerd worden;
  • nieuwe medewerkers meer worden betrokken;
  • nieuwe medewerkers sneller up-to-speed zijn;
  • retentie verhoogd omdat mensen zich betrokken voelen bij het bedrijf
  • bij uitgebreidere communities mensen sneller informatie kunnen vinden dankzij tags, ratings en comments op artikelen en ‘posts’.

Voor ons reden genoeg om interne Social Media in te zetten als communicatie-, wiki- en file-sharing tool, maar nogmaals, elk bedrijf moet zelf de voor- en nadelen bepalen en bekijken welke producten het best aansluiten bij de huidige of nieuw te vormen bedrijfscultuur. Mijn inziens een toegevoegde waarde voor elk bedrijf.

Over de Auteur

Eelco Scheltinga Eelco is mede-oprichter van het in 1999 gestarte PeopleXS. PeopleXS is een on-demand applicant tracking & talent management system wat binnen de standaard volledig flexibel ingericht kan worden. Co-creation met de klant is een speerpunt in de ontwikkeling van het product. Eelco heeft een brede ervaring opgedaan als COO & Consultant bij het oplossen van recruitment vraagstukken en het neerzetten van een gedegen oplossingen op dit gebied. Momenteel houdt hij zich, naast zijn verantwoordelijkheid als CFO, bezig met creatieve oplossingen binnen talent management en is zeer geintresseerd in 'Social Recruiting' en persoonlijke ontwikkeling.


1.265 views | Reageer (7 reacties)

vandehaterd @ Twitter

Outdoor Recruitment

Wat voor personeel mik je op met zo'n poster op de deur?Wethouder van Verkeer & Vervoer Jeannette Baljeu doopt onderzeeboot RETOnderzeeboot RET rijdt door de straten - wereld haven dagen 1 - maximumMis de boot niet - onderzeeboot RET - maximumKapitein van deze lijn - onderzeeboot RET - wereld havendagen - maximum#or manpower ad. Crisis is over#or avans 2#or op anavs 1De ideale (bij)baanlandmacht_tram_08landmacht_tram_03landmacht_tram_06

Categoriën