Niet alleen bij recruitmentsystemen, maar bij alle nieuwe IT systemen gebruiken kopers doorgaans een werkwijze die eigenlijk helemaal niet klopt. Men vraagt namelijk aan de leveranciers om een ‘checklist’ in te vullen met ‘requirements’ voor het systeem. Kan uw systeem A, B en C. Men kan daar ja en nee op afvinken en op basis daarvan wordt op een gegeven moment een pakketselectie gemaakt. Als ik hoor dat er nog steeds zo gewerkt wordt moet ik vaak terugdenken aan een verhaal van een logistiek manager in de zorg van jaren geleden over de aanschaf van een nieuw pakket voor patiëntenlogistiek. Lees mee en leer…

Het verhaal van deze man was bijzonder interessant en zijn case zo solide als een huis. In dit geval was met name één deel van de case relevant, namelijk de requirements validatie.

Zoals de meeste ‘aanbestedingen’ van een IT project beginnen geeft men aan wat de requirements van het systeem zijn. Leveranciers mogen deze checklists invullen met ja/nee antwoorden en vervolgens komen de partijen die bij alle ‘breekpunten’ een ja hebben staan op een short list. Wat deze man echter deed, in tegenstelling tot de meeste kopers, was ELKE partij uitnodigen om hem een demo te geven. Hij stelde een case op van mevrouw X en elke partij moest mevrouw X door het systeem laten gaan, waar hij er naast zat om te kijken hoe het systeem werkte.

12 partijen hadden aangegeven aan elke harde eis te voldoen. Uiteindelijk bleven na de demo sessies 2 partijen over die daadwerkelijk aan het pakket van eisen voldeed. Niet dat die andere 10 gelogen hadden, maar zoals de man het stelde: ‘er zat één partij bij waar ze iets essentieels inderdaad konden doen in het systeem,  maar dan verlieten we het windows systeem, gingen we via een dos prompt een export maken die vervolgens op een unix mainframe (die we niet hadden) moest worden ingelezen.’ Het kon wel, maar efficiënt was het niet geweest.

Demo’s en tests

Het aanschaffen van een goed recruitment systeem is één van de essentiële zaken om een goede sollicitatie-ervaring aan kandidaten te bieden. Dat de meeste recruiters, hoofden recruitment of arbeidsmarktdeskundigen hier niet heel veel kaas van gegeten hebben is logisch. Immers, hoe vaak schaf je een nieuw systeem aan?

Daarom is het belangrijk om voor dit proces de tijd te nemen en waar nodig externe hulp in te schaken. Key is een systeem uitgebreid te testen. Niet elke vastleggen: wat moet het systeem kunnen en dit aan de leverancier te vragen. Wat een vraag als: scoren de vacatures via uw systeem goed in Google is bijvoorbeeld erg belangrijk, maar niet te beantwoorden met een ja/nee.

Zoek bewijs. Laat de short list kandidaten een demo geven, maar niet een demo door hen opgesteld, maar stel zelf een demo op. Zorg dat de partij het test scenario volgt dat door jouw organisatie is opgesteld. Dan kan je namelijk appels met appels vergelijken, of tenminste zo goed mogelijk.

Zorg ook dat het systeem dus in staat is het recruitmentproces te volgen, niet dat het proces moet worden aangepast op het systeem wat nu vaak het geval is. Daarvoor moet je als partij natuurlijk wel eerst je (ideaal) proces in kaart hebben.

Over de Auteur

Bas van de Haterd Bas van de Haterd is professioneel bemoeial. Hij helpt organisaties met het begrijpen van social media en de gedragsveranderingen die dit met zich meebrengt op het gebied van de arbeidsmarkt. Organisaties huren hem in voor het verzorgen van inspirerende lezingen over de toekomst van de arbeidsmarkt, trainingen over het gebruik van social media voor recruitment of het opzetten van een recruitmentsite. Hij is tevens co-auteur van Personal Brand.nl en auteur van Werken Nieuwe Stijl. Hij is te bereiken op bas@vandehaterd.nl


1.320 views | Reageer (2 reacties)

vandehaterd @ Twitter

Outdoor Recruitment

Wat voor personeel mik je op met zo'n poster op de deur?Wethouder van Verkeer & Vervoer Jeannette Baljeu doopt onderzeeboot RETOnderzeeboot RET rijdt door de straten - wereld haven dagen 1 - maximumMis de boot niet - onderzeeboot RET - maximumKapitein van deze lijn - onderzeeboot RET - wereld havendagen - maximum73764129Werving 1#or manpower ad. Crisis is over#or avans 2#or op anavs 1De ideale (bij)baanlandmacht_tram_08

Categoriën