Social media policy

Door Bas van de Haterd op 24-03-2010 08:05.

Recent was er op Linkedin een vraag over het opstellen van een social media policy. Is dit nodig bij organisaties? Is dit wenselijk en verstandig?

Vanuit de manier waarop bedrijven werken is het antwoord meestal ja. Om de kracht van social media optimaal te benutten is het antwoord eigenlijk nee. De waarheid ligt dus in het midden.

Laat ik beginnen met de ‘nee‘. Daar zit namelijk een nuance aan, nee mits je zorgt dat mensen wel goed nadenken over hun positie.

Marie Louise Borsje van het ministerie van LNV omschrijft dit erg goed in deze blog.

Bijzonder om te zien is dat medewerkers zoeken naar bevestiging van grenzen. En die worden niet gegeven! Ik vind dat een hele goede opstelling. Het gaat immers om je eigen, authentieke rol als medewerker. Het gevolg? Medewerkers denken heel goed over wat wel en niet kan op internet zélfs al gaat het om interne discussies. Voor de ene betekent dat meedoen en uitproberen, en de ander ziet in het ontbreken van grenzen een verbod om mee te doen.

Het niet stellen van grenzen geeft bij medewerkers die hier al mee bezig zijn vaak een oproep tot interne discussie, zeker bij medewerkers zoals bij een ministerie. Die hebben namelijk in hun DNA zitten: wat kan ik wel en niet naar buiten brengen. Dit geldt echter niet voor elke organisatie en daar moet je dus rekening mee houden.

Organisatie specifiek

Het wel of niet hebben van een social media policy en hoe deze er dan vervolgens uit ziet is dus per definitie organisatie specifiek. Dit heeft zowel te maken met de organisatiecultuur als het organisatie type. Bij een financiële instelling of een overheidsorgaan waar de overheidsregulering veel groter is zal minder kunnen dan bij een ‘gewoon bedrijf’. Ook zijn er grote verschillen tussen een beursgenoteerd bedrijf en een niet-beursgenoteerd bedrijf bijvoorbeeld, al is het maar vanwege de AFM regels.

Training en bewustwording

Het belangrijkste van een social media beleid is dat de medewerkers zich bewust moeten zijn van de mogelijkheden en onmogelijkheden. Vaak is deze bewustwording veel belangrijker dan regels en procedures. Het feit dat gevangenisbewakers op hun publieke Hyves veel privé informatie delen en daarmee chantabel worden voor gevangenen is een geval van ‘te weinig bewustzijn’ en dat kan je de werkgever deels aanrekenen. Die had deze mensen moeten helpen met hun bewustwording. Hetzelfde geldt voor de bewakers op Schiphol die in de publieke schiphol Hyve (ooit) discussies voerde over wanneer welk systeem plat zou gaan voor onderhoud.

Social media policy

Toch is het in veel gevallen wel handig om enige randvoorwaarden op te stellen. Dus geen regels, geen boekwerken, maar wel een aantal ‘handvatten’ rondom de inzet van Social Media. Ik ben zelf door de jaren heen al vaak betrokken geweest bij het opzetten van zo’n policy en meestal paste deze op 1 A4’tje.

Een aantal voorbeelden van dergelijke regels zijn in mijn optiek:

  • In principe schrijf je niet over klanten, of niet herleidbaar naar de klant;
  • Als je over een klant schrijft, doe dit altijd in afstemming met de klant;
  • Als je over een partner schrijft, geef hem dan altijd inzage voor publicatie;
  • Je mag het oneens zijn met collega’s en in discussie gaan op blogs, maar houdt het netjes;
  • Reageren op blogs doe je altijd binnen de grenzen van fatsoen en met je eigen naam. De reactieregels van RecTec kunnen daar een aardig uitgangspunt voor zijn;

Eigenlijk hele basale regels, waarbij dit er een paar zijn. Eigenlijk zijn er altijd nog wel een aantal bedrijfsspecifiek. Voor een detacheringsbedrijf stonden er bijvoorbeeld regels bij over collega’s bij de klant en voor een bedrijf dat bestond uit veel merken over de verhouding tussen het merk en de moederorganisatie.

Conclusie

Een social media policy is eigenlijk wel handig bij een organisatie, het moet echter vooral geen handboek worden en geen regels. Een social media policy moet in principe ondersteund worden met een bewustwordingstraject, via bijvoorbeeld workshops, interne discussies of trainingen.

Een social media policy moet op geen enkel moment beklemmend zijn of iets worden waar je je achter kan verschuilen. De eerste zin moet wat mij betreft altijd zijn: gebruik je gezonde verstand.

Over de Auteur

Bas van de Haterd Bas van de Haterd is professioneel bemoeial. Hij helpt organisaties met het begrijpen van social media en de gedragsveranderingen die dit met zich meebrengt op het gebied van de arbeidsmarkt. Organisaties huren hem in voor het verzorgen van inspirerende lezingen over de toekomst van de arbeidsmarkt, trainingen over het gebruik van social media voor recruitment of het opzetten van een recruitmentsite. Hij is tevens co-auteur van Personal Brand.nl en auteur van Werken Nieuwe Stijl. Hij is te bereiken op bas@vandehaterd.nl


917 views | Reageer (3 reacties)
  • Pingback: uberVU - social comments()

  • Pingback: Tweets die vermelden Social media policy | RecTec -- Topsy.com()

  • Bas,

    Goed en wel overwogen stuk. Bewustwording is inderdaad het belangrijkste. Ik merk ook nog velen toch nog erg naïef zijn als het gaat om de donkere kanten van internet.

    Als aanvulling op je stuk is het mijn ervaring met het stellen van dergelijke richtlijnen voor met met organisaties, dat het goed werkt om aan te sluiten bij al bestaande richtlijnen en gedragsregels. En het is goed (en spannend) om op z’n minst het gesprek aan te gaan waar de grenzen liggen tussen ‘werk’ en ‘prive’. Google maakt dat verschil immers niet….


vandehaterd @ Twitter

Outdoor Recruitment

Wat voor personeel mik je op met zo'n poster op de deur?Wethouder van Verkeer & Vervoer Jeannette Baljeu doopt onderzeeboot RETOnderzeeboot RET rijdt door de straten - wereld haven dagen 1 - maximumMis de boot niet - onderzeeboot RET - maximumKapitein van deze lijn - onderzeeboot RET - wereld havendagen - maximum73764129Werving 1#or manpower ad. Crisis is over#or avans 2#or op anavs 1De ideale (bij)baanlandmacht_tram_08

Categoriën