Onboarding: de papieren

Door Bas van de Haterd op 11-03-2010 08:03.

Onboarding is het proces waarbij een kandidaat reeds betrokken wordt bij het bedrijf voordat hij daadwerkelijk in dienst is. Eén van de grote voordelen hiervan is dat het mogelijk is heel veel ‘papieren’ al in orde te hebben voordat de werknemer begint bij de organisatie. Hier ligt voor een bedrijf een mogelijkheid om kosten te besparen en veel processen te stroomlijnen.

Dit artikel gaat enkel in op ‘de bedrijfskant’ van het onboarding stuk. Het is zeer belangrijk en hier is veel winst te behalen, maar wanneer een bedrijf enkel neemt en niets geeft zal onboarding niet snel een succes worden. Immers blijft het een vrijwillige activiteit en hoewel er veel sociale druk is om het natuurlijk wel in te vullen zal bij ‘enkel nemen’ de motivatie dalen.

De eerste week

Bij de vraag: welke papieren en zaakjes kunnen allemaal geregeld worden tijdens het onboarden kan een organisatie vooral kijken naar de vraag: wat doen we normaal de eerste dag en de eerste week?

Een aantal voorbeelden wat je met onboarding vooraf kan regelen:

Veel grote bedrijven hebben pasjes, waar bijvoorbeeld een pasfoto op moet. Die kan ook online verstrekt worden zodat de pas reeds klaar ligt op de eerste dag en de werknemer niet begint met twee uur wachten op een bezoekerspas die hij later weer moet inwisselen voor zijn definitieve pas.

Het aanmaken van een account op het netwerk van de werknemer kan op deze manier vooraf gestructureerd worden. De werknemer kan vast zijn eigen wachtwoord kiezen en het proces kan versneld in gang gezet worden, zodat de werknemer daadwerkelijk aan de slag kan. Ook kan er vast een e-mail adres aangemaakt en actief gemaakt worden. Op deze manier kan een werknemer bij zijn afscheid eventueel zijn nieuwe e-mail adres al rondmailen en indien je de nieuwe werknemer ook toegang geeft tot zijn mail kan hij deels vast op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen.

Deelname aan een pensioenplan, spaarloonregeling en dergelijke zaken moeten allemaal op papier geregeld worden. Vaak moeten bepaalde standaard arbeidsvoorwaarden of personeelsplannen ondertekend worden. Ook dit kan allemaal digitaal worden aangeleverd zodat de werknemer dit kan regelen voor hij begint. Hier is ook veel administratieve besparing te regelen omdat er dan niet drie maanden na dato nog met terugwerkende kracht bijgestort moet worden omdat het niet geregeld was bij de start.

Ook kan bijvoorbeeld digitaal al goedkeuring worden gegeven voor het visitekaartje. Hoewel veel grote bedrijven dit standaard regelen die je bij steeds meer bedrijven dat ook de werknemer enige invloed heeft of informatie moet verstrekken (zoals bijvoorbeeld zijn mobiele telefoonnummer). Dit kan allemaal ook vooraf geregeld worden zodat de kaartjes er zijn als de werknemer begint.

Frustratie en administratieve lasten

Het voordeel van deze zaken vooraf regelen is dat het administratieve lasten kan verlagen, maar ook veel frustratie kan schelen. Enige tijd geleden heb ik bij een groot bedrijf een reeks recent hires mogen interviewen. Ze gaven stuk voor stuk aan heel gemotiveerd begonnen te zijn en na de eerste week al heel veel plezier kwijt te zijn. Ze hadden na één week bijna geen van allen een e-mail account of login mogelijkheden op het netwerk of de applicatie. Buiten het feit dat ze dus niet productief waren voor het bedrijf waren ze zelf ook niet blij.

Het regelen van ‘de papieren’ zou een bedrijf zoveel mogelijk al vooraf moeten doen. Natuurlijk kan dat ook eenvoudig fysiek, maar met een digitale portal waar je ook extra’s biedt zal dit proces ook prettiger zijn voor de kandidaat. Wat voor extra’s je kan / zou moeten bieden gaan we in komende artikelen op in.

Over de Auteur

Bas van de Haterd Bas van de Haterd is professioneel bemoeial. Hij helpt organisaties met het begrijpen van social media en de gedragsveranderingen die dit met zich meebrengt op het gebied van de arbeidsmarkt. Organisaties huren hem in voor het verzorgen van inspirerende lezingen over de toekomst van de arbeidsmarkt, trainingen over het gebruik van social media voor recruitment of het opzetten van een recruitmentsite. Hij is tevens co-auteur van Personal Brand.nl en auteur van Werken Nieuwe Stijl. Hij is te bereiken op bas@vandehaterd.nl


545 views | Reageer (0 reacties)

vandehaterd @ Twitter

Outdoor Recruitment

Wat voor personeel mik je op met zo'n poster op de deur?Wethouder van Verkeer & Vervoer Jeannette Baljeu doopt onderzeeboot RETOnderzeeboot RET rijdt door de straten - wereld haven dagen 1 - maximumMis de boot niet - onderzeeboot RET - maximumKapitein van deze lijn - onderzeeboot RET - wereld havendagen - maximum73764129Werving 1#or manpower ad. Crisis is over#or avans 2#or op anavs 1De ideale (bij)baanlandmacht_tram_08

Categoriën