Investeringen in een corporate careersite, of de wervingssite van een uitzend- of W&S bureau, zijn doorgaans lange termijn investeringen. Lange termijn moeten we dan wel definiëren, want ‘lang’ is een relatief begrip. Een goede corporate careersite kan 3 tot 5 jaar mee voordat hij helemaal vernieuwd moet worden. Hierbij wel meteen de nuance dat het dan geen statisch geheel moet zijn, maar met regelmaat kleine updates moet krijgen. Inhoudelijke updates en soms iets grotere toevoegingen. Na ongeveer 3 tot 5 jaar is het tijd om op de ‘reset knop’ te drukken en hem geheel te vervangen. Tenminste, dat zijn gemiddelde praktijken. De kosten voor een goede site zijn niet gering, maar wat mij doorgaans opvalt is dat de mogelijke opbrengsten niet worden meegerekend in het totaalplaatje, waardoor vaak net die extra investering buiten de boot valt bij het definitieve ontwerp. En dat is zonde!

Kosten

Natuurlijk zijn de kosten van een hele goede recruitmentsite niet gering. Van enkele tienduizenden euro’s tot iets boven de ton ben je snel kwijt als je echt iets heel erg goeds neer wilt zetten. Met name de koppelingen met het ATS zijn vaak kostbaar, maar ook bijvoorbeeld het maken van goed film materiaal kan flink in de prijzen lopen. Toch is dit het als je naar de opbrengsten kijkt vaak meer dan waard.

Opbrengsten

Bij de opbrengsten moeten we naar twee facetten kijken: de kostenbesparingen en de sollicitanten. Laten we beginnen bij de laatste, de sollicitanten. Voor een bureau is elke sollicitant een mogelijke plaatsing en een plaatsing is snel 10.000 tot 20.000 euro waard. Dan zijn de extra kosten voor een goede recruitmentsite dus heel erg snel terug verdiend. Vijf tot tien extra sollicitanten via de site per jaar en je bent uit de duurste sites. Helaas is dit, net als bij de investeringen in social media, een probleem te bewijzen. Immers gaat het vooral om serendipiteit. De vraag van het management is dan: ‘hadden we die dan zeker niet gehad met een mindere site?’ Een niet te winnen discussie helaas, want je kan nooit met zekerheid een antwoord geven.

Elke extra sollicitant bij een corporate is de besparing van een uitbesteding aan een bureau, tenminste, zo zo je het kunnen berekenen. Ook dan ben je snel uit de kosten voor dat extra geld. Helaas geldt ook hier hetzelfde argument van serendipiteit, je weet dat het succesvol zal zijn, maar bewijs het maar eens.

Kostenbesparing

Toch is er met name aan de bureaukant een andere berekening te maken die ook die ‘extra investeringen’ acceptabel kan maken. Namelijk de besparing van kosten. Een goede koppeling met het ATS, met een CV extractietool als Textkernel er tussen bijvoorbeeld (die ook niet goedkoop is) kan bij veel middelgrote bureaus al enkele FTE’s besparing in data entry. Nog steeds zie je bij veel bureaus dat de CV’s relatief handmatig verwerkt worden richting het ATS. Dit volledig automatiseren kan dus gewoon op loonkosten besparen.

De kosten voor het maken van een dergelijke tool en de koppeling met het ATS (een licentiefee en de maak kosten) maak je in zo’n geval na 1 jaar al weer goed in de besparing van loonkosten, mits je bureau daar groot genoeg voor is uiteraard.

Hetzelfde geldt voor een koppeling met bijvoorbeeld Actonomy. Deze matchingstechnologie kan heel goed ondersteuning bieden als er CV’s binnenkomen bij een bureau welke van de consultant nu vacatures open heeft staan die er bij passen. Het optimaliseert het proces en maakt de kans op een plaatsing veel groter. De kosten zijn vaak met twee plaatsingen er al uit.

Korte en lange termijn

Opvallend is hoe vaak IT kosten gezien worden als kosten, niet als investeringen. Juist door slim en goed te investeren in IT en de websites en met name daardoor het proces te optimaliseren kan een organisatie op de lange termijn heel veel kosten besparen. De eenmalige investeringkosten worden dan ruim terug verdiend door efficiënter te werken. Een organisatie als Seats2Meet laat ik mijn optiek perfect zien hoe dat werkt. Die hebben vooraf flink geïnvesteerd in IT, waardoor men nu met veel minder mensen de boekingen regelt én de administratie afhandelt. Directeur Ronald van den Hoff geeft in dit interview aan dat de marges van Seats2Meet op ongeveer 2 tot 3 keer het marktgemiddelde liggen hierdoor.

Conclusie

Doorgaans betaald een investering in de IT, mits deze goed gedaan wordt, zich dubbel en dwars terug. Wel is het van belang dat de IT het proces ondersteund (en niet het proces bepaald), maar dat ook serieus naar het proces wordt gekeken. Waar kunnen stappen eruit gehaald worden en hoeveel bespaart dit? Bij investeringen in een nieuwe wervingssite en achterliggende systemen is het altijd van belang om vooral veel tijd in het voortraject te stoppen en niet te snel te beginnen. Een goed voortraject is namelijk het halve werk en bespaart doorgaans heel erg veel kosten die anders tijdens de bouw ineens erbij komen. Er is op zich niets mis met voortschrijdend inzicht, maar vaak is het een teken van een slecht of gehaast voortraject. Ook kunnen externe partijen hierbij een belangrijke rol spelen, doordat deze anders naar je proces kijken en niet gehinderd worden door bedrijfsblindheid (als het goed is).

Een andere belangrijke rol is die van projectleider. Idealiter iemand van binnen de organisatie, maar dit is wel een taak waar die persoon dan een aantal dagen in de week voor vrij moet kunnen maken. Indien zoiets intern niet haalbaar is, is het inhuren van een externe projectleider een goede secundaire optie, beter dan het ‘erbij doen’ bij een interne.

Stem of voeg toe aan: