getting_things_doneEindelijk heb ik Getting Things Done van David Allen uitgeluisterd (het wordt nog ooit een echt woord… uitluisteren…). In het Engels uiteraard, maar er is een Nederlandse versie.

David Allen is een persoonlijke effectiviteitsguru en wordt door veel van de lifehackers van Nederland gezien als één van de grote mannen om in de huidige informatie- en creativiteitssamenleving een leuker en effectiever leven te hebben. En ik moet zeggen dat ik onder de indruk was van zijn methodologie en dat ben ik niet snel bij dit soort systemen. Ik ben immers extreem arrogant, heb mijn eigen systeem en dat werkt best goed. GTD gaat echter een stap verder dan ik nu al mijzelf regel en ik merk dat het inderdaad effectiever kan.

De reden dat ik het boek overigens op dit blog bespreek is omdat er in heel veel advertenties tegenwoordig te lezen is dat een sollicitant een GTD of Getting Things Done mentaliteit moet hebben. Dit terwijl ik geloof dat bijna geen recruiter het boek ook gelezen heeft of zelfs maar weet dat dit een boek is. Ik denk ook dat heel veel recruiters heel erg veel van dit boek kunnen profiteren in hun dagelijkse werk, zodat ze hun werk in veel minder tijd kunnen doen en daarmee hun werk veel efficiënter kunnen organiseren.

Wat is die methodiek dan? Ik zal pogen het in het kort te beschrijven.

Eén belangrijk element is dat er altijd een ‘next action’ vraag moet zijn. Bij elke vergadering zou moeten worden besloten wat de volgende fysieke actie is en wie die gaat uitvoeren. Veel vergaderingen maken wel besluiten, maar die zijn ‘algemeen’ en ‘vaag’. “We moeten een arbeidsmarktcommunicatie campagne doen” is geen besluit. Wel een besluit is bijvoorbeeld “Peter belt morgen bureaus X, Y en Z om ze te laten pitchen”.

inboxZo moet elke individu ook omgaan met alle inkomende zaken. Niets mag in je inbox blijven zitten, en met inbox bedoelen we zowel een fysieke inbox (postvak op kantoor, la in je bureau, etc) als je digitale inboxen (voicemail, e-mail, MSN, Linkedin). Alles moet er meteen uit en worden opgeslagen. Ook moet je een ‘next action’ lijst bijhouden waarop precies staat wat je moet doen. Dus niet ‘auto moet onderhoudsbeurt krijgen’, maar ‘garage bellen op 020-1234567 voor afspraak’. Die lijsten kan je splitsen in bijvoorbeeld ‘indien achter PC, op werk, met telefoon’ zodat je op elk moment de juiste lijst kan bekijken en op dode momenten ook nog iets kan doen.

Alles moet dus meteen weggezet worden. Dat wil niet zeggen dat je het meteen moet doen, je moet alleen besluiten of je er iets mee gaat doen (zo niet, delete of opslaan in een archief) en wat de volgende actie is. Alle acties die minder dan 2 minuten duren (2 minuten is een vuistregel, zelf merk ik dat ik meer een 5 minuten regel aanhoud) doe je meteen. Korte antwoorden als ja of nee op een mail, akooord geven op een datum, etc kan en moet je meteen doen.

Projecten die je momenteel doet maak je een apart document voor. Daar schrijf je het project op, de status en wat de volgende stappen kunnen zijn. Bij projecten kan het soms lang duren voordat je bepaalde stappen kan zetten, omdat je b.v. moet wachten op collega’s of externen. Toch is dit een goede manier om een project te monitoren en te zorgen dat je niet per ongeluk iets vergeet.

Ook een ‘someday maybe’ lijst aanleggen voor alle goede plannen die je hebt, maar nu even niet uitvoerbaar zijn of uitkomen. Op die manier haal je ze uit je hoofd, maar vergeet je ze niet. Belangrijk, want alles dat in je hoofd zit blijft knagen en werkt tegen productiviteit.

Het belangrijkste van dit systeem is dat je op deze manier je hoofd leeg maakt. Als je lijsten altijd geheel compleet zijn, zowel met privé als zakelijke dingen, is je hoofd ook leeg. En dan kan je je perfect concentreren op je werk en ben je vele malen effectiever dan wanneer ergens achterin je hoofd nog iets knaagt in de vorm van: vergeet je niet dat je melk moet halen op de weg naar huis?

Extreem belangrijk hieraan is dat je alle acties meteen ergens vastlegd. Dus verzamel alles in één of meerdere inboxen en verwerk dit steeds opnieuw. Maak die inbox leeg zodat je complete lijsten hebt met al je acties. Alleen als je alles ergens hebt opgeschreven en dat ook zeer veel controleert, weet je met zekerheid dat je niets vergeet. Op die manier kan je als je aan het werk bent je daar volledig op focussen en werk je veel beter.

checklistPersoonlijk merk ik dat ik nog steeds in de fase zit echt ALLES op te schrijven. Hoewel ik bijzonder digitaal ben gebruik ik nog steeds vooral een things to do today lijst waar ik dingen opschrijf. Papier is voor mij toch erg handig. Mijn ‘someday maybe’ en ‘projecten’ lijst heb ik in google docs zitten. Op die manier kan ik daar overal bij. Mijn next action lijsten moeten in mijn nieuwe telefoon gaan komen denk ik, wanneer ik daar goede mogelijkheden voor heb qua kalender en documenten.

Zelfs merk ik al hoeveel meer ik doe en gedaan krijg nu ik meer to do’s opschrijf. Al is het maar omdat ik me herinner dat ik het wil doen op het moment dat ik het kan doen. Namelijk als ik beschikking heb over een PC met internet voor veel van mijn projecten. Deze week heb ik meer kleine dingen die al heel lang nodig waren afgewerkt dan in de afgelopen maand bij elkaar. Ook merk ik dat ik een stuk geruster ben dat ik niets vergeet omdat ik alles vastleg en dat ook vastleg in ‘next actions’. Dus wat moet ik nu concreet doen, wat nu al een aantal projecten waar ik maanden niets aan gedaan heb stappen vooruit heeft gezet.

Verhoog je persoonlijke productiviteit zodat je meer tijd hebt voor belangrijke dingen en vooral ook leuke dingen. Begin met Getting Things Done te lezen (en stop met dat in advertenties te zetten als je het boek niet gelezen of geluisterd hebt).

Over de Auteur

Bas van de Haterd Bas van de Haterd is professioneel bemoeial. Hij helpt organisaties met het begrijpen van social media en de gedragsveranderingen die dit met zich meebrengt op het gebied van de arbeidsmarkt. Organisaties huren hem in voor het verzorgen van inspirerende lezingen over de toekomst van de arbeidsmarkt, trainingen over het gebruik van social media voor recruitment of het opzetten van een recruitmentsite. Hij is tevens co-auteur van Personal Brand.nl en auteur van Werken Nieuwe Stijl. Hij is te bereiken op bas@vandehaterd.nl


2.118 views | Reageer (7 reacties)
  • Bedankt voor je goede recensie! Heb nog een laatste tip, ken je het gevoel dat je aan het eind van de dag denkt dat er niks uit je handen is gekomen? Daarom maak ik elke ochtend een top3 of 5 van dingen die ik echt gedaan wil hebben, die dag. Meestal lukt dat ook, en keert er toch iets van tevredenheid terug, wat anders lastig is als de stapel werk net zo hard groeit als jij eraf haalt.
    Oh ja, en op een vast tijdstip een rijtje weblogs lezen, is ook enorm tijdbesparend ;-).

  • Bedankt voor je goede recensie! Heb nog een laatste tip, ken je het gevoel dat je aan het eind van de dag denkt dat er niks uit je handen is gekomen? Daarom maak ik elke ochtend een top3 of 5 van dingen die ik echt gedaan wil hebben, die dag. Meestal lukt dat ook, en keert er toch iets van tevredenheid terug, wat anders lastig is als de stapel werk net zo hard groeit als jij eraf haalt.
    Oh ja, en op een vast tijdstip een rijtje weblogs lezen, is ook enorm tijdbesparend ;-).

  • Dan

    GTD is a great system for personal productivity.

    I would recommend checking out http://www.Gtdagenda.com for an online GTD manager.

  • Dan

    GTD is a great system for personal productivity.

    I would recommend checking out http://www.Gtdagenda.com for an online GTD manager.

  • Hoi Bas,

    Een goede recensie! Ik sta op het punt te beginnen met het lezen van Getting things done. Aangezien het al weer een tijdje geleden is dat je dit boek gelezen hebt, vroeg ik mij af hoe je nu naar de methoden kijkt? Heb je dingen anders aangepakt, laten vallen of zijn sommige punten juist heel belangrijk geworden?

    Ik ben benieuwd naar je ervaringen!

  • Hoi Stephan,

    Goede vraag. Pak ik dingen echt anders aan? Een paar wel, een hoop ook niet. Dat vereist vrees ik wat uitleg 🙂

    Ik heb niet zo'n tijdsmanagement probleem over het algemeen. Als ik klussen niet klaar of later ben dan nodig met iets opleveren komt dat niet omdat ik de tijd niet heb, maar omdat ik er geen zin in heb meestal. Ik 'lapzwans' nogal eens merk ik. Een slechte eigenschap die onder druk meteen verdwijnt gelukkig. Dus een aantal voorbeelden die op zich denk ik nuttig zijn, heb ik niet nodig en gebruik ik niet.

    Een aantal andere punten gebruik ik wel. Dingen uit het boek die ik gebruik zijn bijvoorbeeld:

    Een someday maybe list (ideeën voor de toekomst) zodat deze uit mijn hoofd zijn.

    Een projecten lijst om niet te vergeten waar ik allemaal mee bezig ben en waar ik ben met die zaken.

    Ik gebruik meer en meer to do lijsten, die ik ook meer volgens de GTD stijl invul. Dus niet: Presentatie maken, maar Presentatie voor project X maken. Of niet Project X, maar Project X: 1) Persoon A contacten (tel. nr.), 2) Pitch presentatie maken 3) Functioneel ontwerp uitwerken.

    Wat betreft e-mail management heb ik dat wel gepoogd te doen, maar dat werkte bij mij niet zo goed. Werk nog steeds veel uit mijn inbox, maar die loopt gelukkig niet zo over omdat ik heel veel dingen ook gewoon kan weggooien.

    Dus ja, ik doe bepaalde dingen wel degelijk anders. Ik merk dat ik me makkelijker kan focussen als ik dat op die manier doe.

  • Hoi Bas,

    Bedankt voor je uitgebreide reactie, leuk dat je even de tijd er voor neemt! Ik was altijd benieuwd naar mensen die op het sociale web zo duidelijk en goed aanwezig zijn en veel projecten hebben lopen, en vooral hoe zij er voor zorgen dat boven in het hoofd alles nog helder is (iets wat mij niet altijd lukt; vandaar dat ik het boek ter inspiratie wil lezen).

    Erg herkenbaar ook dat onder druk het 'lapzwansen' meteen wegvalt. Aan de andere kant dus ook nog een mogelijkheid om het bestaan van die druk wat te verminderen door minder te lapzwansen.

    Ik ga zsm met alle tools van Allen aan de slag en hoop dan nog meer focus en rust te creëren.


vandehaterd @ Twitter

Outdoor Recruitment

Wat voor personeel mik je op met zo'n poster op de deur?Wethouder van Verkeer & Vervoer Jeannette Baljeu doopt onderzeeboot RETOnderzeeboot RET rijdt door de straten - wereld haven dagen 1 - maximumMis de boot niet - onderzeeboot RET - maximumKapitein van deze lijn - onderzeeboot RET - wereld havendagen - maximum73764129Werving 1#or manpower ad. Crisis is over#or avans 2#or op anavs 1De ideale (bij)baanlandmacht_tram_08

Categoriën