Eindelijk heb ik Getting Things Done van David Allen uitgeluisterd (het wordt nog ooit een echt woord… uitluisteren…). In het Engels uiteraard, maar er is een Nederlandse versie.

David Allen is een persoonlijke effectiviteitsguru en wordt door veel van de lifehackers van Nederland gezien als één van de grote mannen om in de huidige informatie- en creativiteitssamenleving een leuker en effectiever leven te hebben. En ik moet zeggen dat ik onder de indruk was van zijn methodologie en dat ben ik niet snel bij dit soort systemen. Ik ben immers extreem arrogant, heb mijn eigen systeem en dat werkt best goed. GTD gaat echter een stap verder dan ik nu al mijzelf regel en ik merk dat het inderdaad effectiever kan.

De reden dat ik het boek overigens op dit blog bespreek is omdat er in heel veel advertenties tegenwoordig te lezen is dat een sollicitant een GTD of Getting Things Done mentaliteit moet hebben. Dit terwijl ik geloof dat bijna geen recruiter het boek ook gelezen heeft of zelfs maar weet dat dit een boek is. Ik denk ook dat heel veel recruiters heel erg veel van dit boek kunnen profiteren in hun dagelijkse werk, zodat ze hun werk in veel minder tijd kunnen doen en daarmee hun werk veel efficiënter kunnen organiseren.

Wat is die methodiek dan? Ik zal pogen het in het kort te beschrijven.

Eén belangrijk element is dat er altijd een ‘next action’ vraag moet zijn. Bij elke vergadering zou moeten worden besloten wat de volgende fysieke actie is en wie die gaat uitvoeren. Veel vergaderingen maken wel besluiten, maar die zijn ‘algemeen’ en ‘vaag’. “We moeten een arbeidsmarktcommunicatie campagne doen” is geen besluit. Wel een besluit is bijvoorbeeld “Peter belt morgen bureaus X, Y en Z om ze te laten pitchen”.

Zo moet elke individu ook omgaan met alle inkomende zaken. Niets mag in je inbox blijven zitten, en met inbox bedoelen we zowel een fysieke inbox (postvak op kantoor, la in je bureau, etc) als je digitale inboxen (voicemail, e-mail, MSN, Linkedin). Alles moet er meteen uit en worden opgeslagen. Ook moet je een ‘next action’ lijst bijhouden waarop precies staat wat je moet doen. Dus niet ‘auto moet onderhoudsbeurt krijgen’, maar ‘garage bellen op 020-1234567 voor afspraak’. Die lijsten kan je splitsen in bijvoorbeeld ‘indien achter PC, op werk, met telefoon’ zodat je op elk moment de juiste lijst kan bekijken en op dode momenten ook nog iets kan doen.

Alles moet dus meteen weggezet worden. Dat wil niet zeggen dat je het meteen moet doen, je moet alleen besluiten of je er iets mee gaat doen (zo niet, delete of opslaan in een archief) en wat de volgende actie is. Alle acties die minder dan 2 minuten duren (2 minuten is een vuistregel, zelf merk ik dat ik meer een 5 minuten regel aanhoud) doe je meteen. Korte antwoorden als ja of nee op een mail, akooord geven op een datum, etc kan en moet je meteen doen.

Projecten die je momenteel doet maak je een apart document voor. Daar schrijf je het project op, de status en wat de volgende stappen kunnen zijn. Bij projecten kan het soms lang duren voordat je bepaalde stappen kan zetten, omdat je b.v. moet wachten op collega’s of externen. Toch is dit een goede manier om een project te monitoren en te zorgen dat je niet per ongeluk iets vergeet.

Ook een ‘someday maybe’ lijst aanleggen voor alle goede plannen die je hebt, maar nu even niet uitvoerbaar zijn of uitkomen. Op die manier haal je ze uit je hoofd, maar vergeet je ze niet. Belangrijk, want alles dat in je hoofd zit blijft knagen en werkt tegen productiviteit.

Het belangrijkste van dit systeem is dat je op deze manier je hoofd leeg maakt. Als je lijsten altijd geheel compleet zijn, zowel met privé als zakelijke dingen, is je hoofd ook leeg. En dan kan je je perfect concentreren op je werk en ben je vele malen effectiever dan wanneer ergens achterin je hoofd nog iets knaagt in de vorm van: vergeet je niet dat je melk moet halen op de weg naar huis?

Extreem belangrijk hieraan is dat je alle acties meteen ergens vastlegd. Dus verzamel alles in één of meerdere inboxen en verwerk dit steeds opnieuw. Maak die inbox leeg zodat je complete lijsten hebt met al je acties. Alleen als je alles ergens hebt opgeschreven en dat ook zeer veel controleert, weet je met zekerheid dat je niets vergeet. Op die manier kan je als je aan het werk bent je daar volledig op focussen en werk je veel beter.

Persoonlijk merk ik dat ik nog steeds in de fase zit echt ALLES op te schrijven. Hoewel ik bijzonder digitaal ben gebruik ik nog steeds vooral een things to do today lijst waar ik dingen opschrijf. Papier is voor mij toch erg handig. Mijn ‘someday maybe’ en ‘projecten’ lijst heb ik in google docs zitten. Op die manier kan ik daar overal bij. Mijn next action lijsten moeten in mijn nieuwe telefoon gaan komen denk ik, wanneer ik daar goede mogelijkheden voor heb qua kalender en documenten.

Zelfs merk ik al hoeveel meer ik doe en gedaan krijg nu ik meer to do’s opschrijf. Al is het maar omdat ik me herinner dat ik het wil doen op het moment dat ik het kan doen. Namelijk als ik beschikking heb over een PC met internet voor veel van mijn projecten. Deze week heb ik meer kleine dingen die al heel lang nodig waren afgewerkt dan in de afgelopen maand bij elkaar. Ook merk ik dat ik een stuk geruster ben dat ik niets vergeet omdat ik alles vastleg en dat ook vastleg in ‘next actions’. Dus wat moet ik nu concreet doen, wat nu al een aantal projecten waar ik maanden niets aan gedaan heb stappen vooruit heeft gezet.

Verhoog je persoonlijke productiviteit zodat je meer tijd hebt voor belangrijke dingen en vooral ook leuke dingen. Begin met Getting Things Done te lezen (en stop met dat in advertenties te zetten als je het boek niet gelezen of geluisterd hebt).

Stem of voeg toe aan: